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- Permite la programación de alertas para que en fechas precisas se activen y den un recordatorio al departamento de RH de la falta o modificación de algún documento.
México, DF, Octubre, 2011 — Ricoh Mexicana, el proveedor líder en equipos de oficina digital y soluciones avanzadas de gestión de documentos y servicios, ayuda a los departamentos de Recursos Humanos de una empresa a manejar su información, mejorar sus procesos y costos con una solución de Gestión Documental.
La Gestión Documental es la práctica usada para administrar el flujo de todo tipo documentos en una organización lo cual permite gestionar reportes de acuerdo a la temporalidad que la compañía establezca y se puede verificar cada determinado tiempo las nuevas versiones de los archivos.
La implementación de este tipo de solución es muy útil al momento de realizar contrataciones de personal, ya que este proceso incluye el manejo de muchos documentos a través de un flujo de trabajo. Por otro lado, con la Gestión Documental se pueden verificar que coincidan los documentos requeridos con las solicitudes de empleo y en caso de que algo no coincida, se emite una alerta notificando al usuario que falta un documento en especial. Esto evita que se tenga que revisar manualmente cada expediente y por lo consiguiente se ahorra tiempo.
La Gestión Documental también es muy recomendable para la búsqueda de información de algún empleado en específico, la automatización de los procesos desglosa de manera inmediata los resultados al mismo tiempo que el expediente. El acceso a dicha información se podrá obtener desde la computadora y se tendrá una reducción de tiempos de hasta un 70 por ciento.
Para los procesos legales que se llegan a dar con los empleados, esta solución es de vital importancia porque gracias a ella se pueden consultar los expedientes de manera rápida y resguardarlos durante el proceso para que nadie tenga acceso a los documentos, no sufran manipulaciones y se puedan evitar imprevistos.
En el caso de las compañías que tienen mucha rotación de personal, es muy importante mantener actualizados los expedientes y de forma inmediata se puede mover un archivo de un estatus activo a uno inactivo.
Para las dependencias de gobierno, la Gestión Documental es indispensable porque cuentan con un gran número de empleados de diferentes áreas, de las cuales es necesario tener sus evaluaciones en orden y de forma inmediata para cualquier futuro cambio de área o promoción.
La Gestión Documental sirve para manejar el 80 por ciento de la información no estructurada dentro de una empresa, sin embargo es parte de la información más importante, ya que en ella se concentran todos los correos electrónicos, archivos de Word, Excel, PDF, fotos, videos y demás tipos de archivos que son claves en el trabajo diario.
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