Ricoh en alianza con DocuClass, ofrece soluciones que otorgan un absoluto control de la gestión documental

Bienvenidos al Sitio Web www.informanet1.com Director General: Erasmo Martínez Cano… Comentarios y sugerencias: Editor: Erasmo Martínez / Javier Tlatoa ( portal@informanet1.com ) ( erasmocano@gmail.com ) Informanet Videos

 Reducción de costos, Procesos empresariales,  Procesos de normas, regulaciones y estándares.

México, DF, Febrero, 2011 — Ricoh Company Ltd. el proveedor líder en equipos de oficina digital y soluciones avanzadas de gestión de documentos y servicios, que en alianza estratégica con CIMA Software Corporation, grupo multinacional que brinda servicios en consultoría de negocios, tecnología, gestión documental integrada y aseguramiento de la competitividad empresarial en el logro de los objetivos de negocio, presentaron la solución DocuClass, solución que ha sido desarrollado para ofrecer la máxima versatilidad y flexibilidad en cualquier aplicación. DocuClass está diseñado para amoldarse alrededor de cualquier proceso y el medio ambiente de la organización.

DocuClass ofrece un acceso instantáneo a los documentos necesarios, ayuda a hacer más eficientes los procesos, establecer planes de recuperación de desastres y realizar copias de seguridad, facilitando el despliegue de la recuperación ante desastres, backup, o planes de continuidad de negocio, asegurando que los documentos y sus datos asociados estén protegidos contra daño o pérdida por cualquier motivo.

Algunos de los beneficios que la solución DocuClass brinda a las empresas son:

• Reducción de Costos: DocuClass busca reducir los costos asociados con los largos procesos internos, la duplicación, o las tareas redundantes.
• Minimizar los costos de almacenamiento y el espacio: Una vez que los documentos son almacenados en el sistema DocuClass, se pueden mover a fuera del lugar de almacenamiento (con un menor costo por pie cuadrado) o ser destruidos, sin preocuparse por las demoras en la recuperación o infracciones en el cumplimiento legal, fiscal o de reglamentación.
• Reducción del costo total de propiedad: la interfaz de usuario intuitiva de DocuClass es muy fácil de instalarse y configurar, y ejercen una presión significativa sobre los recursos formando usuarios productivos desde su instalación.
• Cumplir con las normas y certificaciones legislativas y de regulación: DocuClass ayuda a su organización a cumplir con los mandatos de la HIPAA, Sarbanes Oxley, FERPA, la Ley de Pronto Pago o cualquier otro acto legislativo de una manera costo-efectiva. El cumplimiento de las leyes es un tema neutral para la tecnología pero, requieren de tres elementos clave: la integridad de datos, la confidencialidad de los datos y la accesibilidad de datos segura. DocuClass proporciona la infraestructura necesaria, asegurando que los documentos estén completos, exactos, sin alteraciones, disponibles sólo para personal autorizado, y accesible por los reguladores o los agentes del orden. Además, DocuClass se ha desarrollado de acuerdo a los estándares de la industria tales como ANSI / AIIM y normas ISO.

• Racionalizar los procesos de negocio: DocuClass mejora el flujo de trabajo y no sólo reduce el tiempo para crear y mover documentos a través del ciclo de vida de los negocios, también permite a las empresas mejorar significativamente los procesos críticos del negocio, tales como aprobaciones de transacciones, el orden o procesamiento de reclamaciones, las contrataciones, etc. También cuenta con indicadores clave de rendimiento que se pueden utilizar para identificar los problemas clave y así volver más eficiente la carga de trabajo en el negocio.
• Aumentar la eficiencia: DocuClass ayuda a hacer más eficientes los procesos del negocio ya que no hay necesidad de perder tiempo para encontrar o volver a crear el documento faltante o mal archivado.

“Estamos muy satisfechos de haber encontrado el conocimiento extenso de CIMA SOFTWARE en esta materia, con un historial de éxito probado a través de muchas industrias y con un producto que es un paquete completo centrado en el usuario,” mencionó Eduardo Vargas, Director de Tecnología para Ricoh Mexicana. “De acuerdo con esto, elegimos la solución DocuClass de CIMA SOFTWARE para ayudarnos a superar nuestras necesidades de optimización de nuestros procesos documentarios.”

La solución DocuClass está diseñada para todo tipo de empresas, en donde los clientes que pueden encontrar más provecho de la misma son:

·       Empresas que manejan un alto volumen de documentos, como hospitales, aseguradoras, consultorías y empresas de logística, etc.

·       Empresas que cuentan con muchos controles de seguridad en sus dispositivos de impresión, como los bancos.

·       Empresas que necesitan cumplir con ciertas normas de regulación como las certificaciones ISO.

Caso de éxito

Como una de las más antiguas y más grandes organizaciones en servicios humanos, prestando servicio a  la mayor área de Houston, Neighborhood Centers Inc. necesitaba enfrentar los retos e incrementos de los costos  asociados con el almacenaje físico de los documentos y los procesos manuales del flujo de trabajo, los cuales son críticos para sus operaciones comerciales. Una vez identificada la necesidad de un sistema de gestión de procesos documentarios, pudimos identificar la solución ideal que se adaptaría mejor a la naturaleza del negocio y resolvería los desafíos que enfrentan.

“La metodología probada de CIMA SOFTWARE permitió identificar y eliminar las redundancias que son naturales a cualquier proceso de negocio manual durante el proceso de diseño. Esta valiosa etapa del proyecto ayudó a eliminar pasos innecesarios, ahorrando así tiempos y recursos en los cuales usted puede ver un ROI inmediato. Además de esto, los expertos de CIMA SOFTWARE pudieron traducir rápidamente los requisitos funcionales y no-funcionales  a un sistema de funcional automatizado que podíamos probar y lanzarlo a tiempo de acuerdo a lo programado. Con la maestría y el fuerte compromiso de los Consultores de CIMA con el producto y con los clientes pudimos instalar, configurar, y desplegar rápidamente todo un ambiente electrónico de gestión documentaria dentro del tiempo y presupuesto definidos,” mencionó Sam Khan gerente de TI y servicios web en Neighborhood Centers Inc.

El compromiso y los recursos de entrenamiento ofrecidos por CIMA SOFTWARE  junto con la usabilidad técnica del producto DocuClass, han permitido a nuestro equipo de IT desplegar por si mismos flujos de trabajo y otros procesos de administración documentaria en varios departamentos a través de nuestra agencia. Estamos trabajando actualmente en la transición de nuestro departamento de recursos humanos y planeamos eventualmente mover completamente la agencia a un ambiente totalmente electrónico. El diseño céntrico en el usuario e intuitivo y lógico de DocuClass “Solución de configuración y Despliegue” son factibles con menos carga para el Departamento de TI.

El éxito total de este proyecto y su aceptación por nuestra comunidad de usuarios se debe en gran parte a la calidad del producto que es DocuClass y al esfuerzo dedicado por el equipo de RICOH y CIMA SOFTWARE, compañías orientadas hacia los servicios y a los resultados que valoran las relaciones con los clientes y proporcionan ayuda desde los niveles más altos de su organización.

“En Ricoh estamos realmente entusiasmados de tener la oportunidad de construir una relación duradera con Cima Software e implementar un flujo de trabajo efectivo en nuestros clientes,” mencionó Eduardo Vargas, Director de Tecnología de Ricoh Mexicana.  

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